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如何最大限度地利用你的虛擬會議?

來源:派臣科技|時間:2021-08-31|瀏覽:

在家工作不可避免地需要尋找與同事溝通的新方法。對于我們大多數(shù)人來說,適應(yīng)新的工作方式需要使用Zoom、微軟團隊或Skype等視頻會議軟件。雖然視頻通話并不是什么新鮮事,但我們對視頻通話的依賴卻是新鮮事,而且這種突然的變化意味著許多人不得不立即適應(yīng)技術(shù)變化,此外,世界各地的社會還面臨著其他生活方式的改變。

在某些情況下,員工立即切換到虛擬會議,會導(dǎo)致注意力分散和不可避免的技術(shù)問題導(dǎo)致的干擾降低了參與度。“Zoom疲勞”現(xiàn)象已經(jīng)被廣泛報道,一個工作日里經(jīng)常會有接二連三的視頻通話,讓人疲憊不堪,以至于沒有多少時間來做其他事情。

通過遵循以下簡單的指導(dǎo),確保你能從虛擬會議中獲得最大的收獲,并找出如何將這些想法轉(zhuǎn)化為適合你的團隊的想法。

1. 生產(chǎn)的指導(dǎo)方針

同樣,公司也有辦公室行為規(guī)范,一套簡短的數(shù)字溝通指南將有助于在虛擬世界中維護公司文化。這可能涉及提醒人們他們的個人責任-其中一些將在下面概述-或制定使用技術(shù)和特殊功能的指導(dǎo)方針。以下幾個方面可以包含在本文檔中,它們都是為了幫助您的虛擬會議盡可能順利和高效地進行。

2. 簡化

遠程工作的團隊應(yīng)該清楚,大多數(shù)技術(shù)責任都是個人的,應(yīng)該這樣處理。會議中突然出現(xiàn)并耗費時間的問題可能包括連接問題、糟糕的視頻或音頻質(zhì)量或令人分心的背景。個人可以在會議前測試自己的安排,并提前幾分鐘進行準備。

充分利用技術(shù)來減少干擾,使用功能,如放大虛擬背景和hello背景。讓你的團隊聚集在同一個虛擬的桌子旁是一種有趣的方式,同時也減少了背景的視覺干擾,增加了團隊的隱私。

3.回到基礎(chǔ)知識

嚴格的議程和會議角色在實際會議中可能不那么重要,特別是在團隊成員彼此了解到可以繼續(xù)手頭的任務(wù)的情況下。然而,在虛擬會議中,我們所依賴的正常社交線索在面對面時離開了虛擬窗口。

在一個清晰的議程中定義你的目標,并將其作為預(yù)讀分發(fā),這將有助于節(jié)省會議時間,特別是當人們在不同的團隊之間流動時。這些信息可以保存在電話邀請中,并在會議開始時放入聊天框,方便人們查閱。

分配一個會議椅子是一種簡單的方法,可以幫助你保持虛擬會議的正常進行,并適當?shù)叵拗苹ㄔ谥黝}上的時間,以避免事情超出必要的時間。扮演其他角色,如“聊天調(diào)解員”,從邊聊中提取任何重要信息或問題(如果在使用),可能有助于促進對話,讓每個人都參與進來。

4. 增加互動

讓每個人都參與其中在最好的情況下都很困難,在虛擬會議中就更難了。在會議期間與每個人進行核對,詢問他們的想法是確保人們關(guān)注的一個簡單方法,但你也可以嘗試探索在正常會議中通常不會出現(xiàn)的額外功能。例如,共享屏幕處理文檔或使用虛擬白板可以幫助人們避免關(guān)機。

5. 保持簡短

盡可能將你的虛擬會議時間控制在30-45分鐘,而不是假設(shè)每件事都要持續(xù)至少一個小時。雖然有時候和同事聊天很愉快,但一天六個電話超過一個小時會讓你筋疲力盡,并降低你的整體工作效率。有了明確的議程和良好的時間管理,大多數(shù)會議都可以減半。

無論你的虛擬會議的時間有多長,最后都要以積極和富有成效的方式結(jié)束,行動清晰,面帶微笑。

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