你的小企業(yè)是如何處理存儲問題的?你的辦公室是不是一團(tuán)糟?急需的辦公室是否堆滿了箱子?如果是這樣，是時候開始重新考慮您的存儲策略了。通過使用模擬和數(shù)字存儲解決方案的組合，您可以減少混亂，并回收您的空間。

創(chuàng)建一個計劃

小企業(yè)擁有過多的舊記錄的一個常見原因是他們沒有簡化他們的保留政策，所以他們只是保留所有的東西。而且，公平地說，企業(yè)需要保存哪些文件以及保存多長時間的指導(dǎo)方針是復(fù)雜的。這就是為什么您的小型企業(yè)需要為此過程制定一個協(xié)議。

開始的時候，拿出指南，把辦公室里不再需要的東西清理、切碎或循環(huán)利用。這是清除其他堆積的垃圾的好時機，但要專注于記錄。當(dāng)您完成時，將這些指導(dǎo)方針分解為以流程為中心的記錄管理計劃，這樣您就可以適當(dāng)?shù)匕醇径戎芷谔幚碛涗洝?/p>

租更大的空間

即使你扔掉了所有多余的文件，你手頭上仍然會有很多紙質(zhì)文件，尤其是稅務(wù)記錄和相關(guān)文件，你需要保存這些文件，以防公司被審計。這并不意味著你必須在現(xiàn)場保留所有的記錄。把所有這些材料和租一個外地存儲單位。自我存儲對于業(yè)務(wù)記錄是理想的，因為這些單元是氣候控制和安全的。把所有的東西都打包帶走，離開你的辦公室。

制定數(shù)字化戰(zhàn)略

盡管不管你做什么，文件總是堆積如山，但今天的企業(yè)也看到越來越多的重要文件是數(shù)字化的。只要有可能，就停止打印這些文件。讓這些文件保持?jǐn)?shù)字化，這樣就不會占用地板空間，而且容易獲取和搜索。

對于那些已經(jīng)打印出來的文件，是時候開始考慮數(shù)字化了。許多小型企業(yè)都在這個過程中掙扎，因為它很耗時、很昂貴，并且可能需要大量的數(shù)字存儲空間。這并不意味著你不應(yīng)該嘗試，只是你的公司需要一個如何數(shù)字化記錄的計劃。有些公司會在剛開始的時候就做好數(shù)字化文檔的工作，有些公司會在短時間內(nèi)把它作為實習(xí)生或顧問的核心任務(wù)，而有些公司則會把它變成一個斷斷續(xù)續(xù)的項目。

建立備份計劃

然而，你選擇存儲你的記錄，你需要確保你有一個備份計劃，以防發(fā)生什么事情。這可能意味著將紙質(zhì)文件放入存儲器，但也可以將它們保存為數(shù)字圖像，以防破壞或退化。數(shù)字系統(tǒng)應(yīng)該在一個單獨的服務(wù)器上備份，以防主系統(tǒng)崩潰或損壞。與強大的IT專業(yè)團(tuán)隊合作可以幫助您保護(hù)這些數(shù)字系統(tǒng)。

不要讓小公司的辦公室堆滿了雜物，影響你的工作效率。把這些記錄整理好，把它們收起來，這樣你就可以回去繼續(xù)你的工作了。